Privacy- en cookiebeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is YourVisualHere SRL, Optimismelaan 15, 1140 Evere (Brussel), btw BE 0598 884 532 (hierna "YourVisualHere", "wij").

Voor elke vraag over uw gegevens of om uw rechten uit te oefenen: info@yourvisualhere.be · +32 2 430 24 63 · of per post op het bovenstaande adres. Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen; Guillaume Fain, zaakvoerder, is uw aanspreekpunt.

2. Het belangrijkste in het kort

• U kunt de hele site zonder account en zonder cookies te aanvaarden bekijken.
• Wij verzamelen uw gegevens alleen wanneer u ze ons stuurt (offerte- of adviesaanvraag, logoproef), om erop te antwoorden.
• Wij verkopen of verhuren uw gegevens niet. Onze nieuwsbrief gaat alleen naar wie het vakje heeft aangevinkt in de offerteaanvraag; uitschrijven kan op elk moment.
• Statistiek- en advertentiecookies (Google) worden alleen met uw akkoord geplaatst, dat u op elk moment kunt intrekken.
• De realistische beelden van de logoproef worden gemaakt door artificiële intelligentie (OpenAI, Verenigde Staten): uw logo wordt alleen daarvoor doorgegeven.
• Uw bestanden en aanvragen worden automatisch verwijderd na de termijnen in punt 7.

3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grond

a) Offerte-, advies-, signalisatie- of maatwerkaanvraag

Gegevens: naam, voornaam, e-mail, telefoon, bedrijf of organisatie, btw-nummer, leveringsadres als u dat vraagt, taal, uw bericht, de gekozen producten, aantallen, maten en kleuren, de bestanden die u bijvoegt (logo, visuals) en de schetsen die u online maakt.

Waarom: uw offerte opmaken, u adviseren, de definitieve schets voorbereiden en de bestelling uitvoeren als u ze aanvaardt; de historiek van uw aanvragen bijhouden om u de volgende keer sneller te antwoorden.

Rechtsgrond: precontractuele maatregelen op uw verzoek en uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG); boekhoudkundige en fiscale verplichtingen voor gefactureerde bestellingen (art. 6.1.c).

Waar gaan ze naartoe: uw aanvraag wordt ons per e-mail gestuurd en in het beheer van de site bewaard; de bestanden staan op onze hosting en zijn alleen via ondertekende links bereikbaar. De kwaliteit van de beelden die u stuurt (grootte, scherpte) wordt gemeten om u te waarschuwen voor een wazig resultaat, zonder meer te bewaren. Om de druk voor te bereiden kan ons atelier een logo laten opkuisen of hertekenen door artificiële intelligentie (OpenAI of Anthropic, zie punten 5 en 6): alleen het logobestand wordt doorgegeven, en buiten het eindbestand wordt niets bij ons bewaard. Naam en e-mail zijn verplicht, de rest is optioneel: zonder die kunnen wij u gewoon niet antwoorden.

a bis) Nieuwsbrief (nieuws en aanbiedingen per e-mail)

Gegevens: e-mailadres, voornaam, naam, bedrijf, taal, datum van uw inschrijving.

Waarom: u enkele keren per jaar ons nieuws en onze aanbiedingen per e-mail sturen.

Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6.1.a AVG): het vakje in de offerteaanvraag is nooit vooraf aangevinkt en het niet aanvinken verandert niets aan de behandeling van uw aanvraag. U kunt die toestemming op elk moment intrekken via de uitschrijflink in elke e-mail of door ons te schrijven; daarna ontvangt u niets meer.

Waar gaan ze naartoe: uw inschrijving wordt genoteerd in uw klantenfiche op onze site; voor de verzendingen worden die gegevens in Mailchimp (Intuit Inc., Verenigde Staten, zie punten 5 en 6) geïmporteerd.

b) "Probeer uw logo" (schetsen en beelden door artificiële intelligentie)

Uw logo wordt rechtstreeks in uw browser op onze productfoto's gezet: zolang u niets vraagt, wordt niets verzonden. Vraagt u een realistisch beeld, dan vragen wij uw e-mailadres (om u uw schetsen te sturen en misbruik te beperken), waarna de schets en uw logo aan OpenAI worden doorgegeven (zie punten 5 en 6), dat het beeld maakt. De gemaakte beelden, uw schetsen en uw e-mail worden op onze server bewaard gedurende de termijn in punt 7; het aantal beelden per dag wordt beperkt met een condensaat van uw IP-adres (gehasht en gezouten, niet herleidbaar).

Rechtsgrond: uw verzoek (precontractuele maatregelen, art. 6.1.b); uw e-mail wordt zonder uw akkoord voor niets anders gebruikt.

c) Zoeken op de site

De termen die u in de zoekfunctie typt, worden zonder enige identificatie (geen IP, cookie of e-mail) bewaard om de zoekmachine te verbeteren (synoniemen, ontbrekende producten). Zoekopdrachten met weinig resultaten kunnen door een AI (OpenAI of Anthropic) worden geanalyseerd om de betekenis te begrijpen: alleen de gezochte woorden worden doorgegeven. Typ er liever geen persoonlijke informatie in. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) om een nuttige zoekmachine aan te bieden.

d) Beveiliging van de site en voorkomen van misbruik

Bij elke verzending van een formulier wordt uw IP-adres met de datum bewaard om het aantal verzendingen te beperken (antispam) en inbraakpogingen te blokkeren. Technische fouten van de site worden in een logboek genoteerd (adres van de pagina, foutmelding). Deze gegevens dienen nergens anders voor. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) om de site te beveiligen.

e) Bezoekstatistieken en advertenties (alleen met uw akkoord)

Als u de cookies aanvaardt, laadt Google Tag Manager Google Analytics 4 (bezoeken, bekeken pagina's, herkomst) en de conversiemeting van Google Ads, evenals het meetinstrument shown.io. Zonder akkoord wordt geen van deze scripts geladen. Zie punt 4. Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6.1.a AVG en art. 129 van de wet van 13 juni 2005).

e bis) Anonieme bezoekmeting van de site (zonder cookie)

Om te weten welke pagina's en producten onze bezoekers interesseren, telt de site zelf de bekeken pagina's, zonder cookie en zonder uw IP-adres op te slaan: alleen de pagina, de datum, de taal, het type toestel (computer, tablet, mobiel) en de site waar u vandaan komt (bijvoorbeeld Google) worden genoteerd. Om de bezoekers van eenzelfde dag te tellen, wordt een vingerafdruk berekend op basis van uw IP-adres en uw browser met een sleutel die elke dag verandert en niet bewaard wordt: men kan u niet identificeren noch van dag tot dag volgen. Als uw browser vraagt om niet gevolgd te worden (Do Not Track, Global Privacy Control), wordt geen vingerafdruk berekend. Deze statistieken worden hoogstens 25 maanden bewaard. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de site te verbeteren.

f) E-mails en telefoon

Wanneer u ons schrijft of belt, bewaren wij de uitwisseling zolang nodig om uw vraag te behandelen en, bij een bestelling, de termijn in punt 7.

g) Commerciële prospectie tussen bedrijven

Wij zoeken bedrijven die interesse kunnen hebben in onze producten op basis van openbare bronnen (websites van bedrijven, gidsen en online kaarten zoals OpenStreetMap of Google Maps, jaarrekeningen gepubliceerd door de Nationale Bank van België). Wij bewaren bedrijfsgegevens: naam, adres, website, algemene contactgegevens (gepubliceerd e-mailadres en telefoonnummer), ondernemingsnummer, sector en gepubliceerde kerncijfers. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om onze diensten aan professionals voor te stellen. Onze prospectie-e-mails worden alleen naar rechtspersonen (vennootschappen, vzw's…) gestuurd, op het algemene adres dat zij publiceren (info@, contact@…): nooit naar een zelfstandige als natuurlijke persoon, noch naar het persoonlijke adres van iemand zonder diens akkoord. Van Google Maps bewaren wij alleen de identificatie van de fiche; de contactgegevens komen van de website van het bedrijf. Elke e-mail vermeldt wie wij zijn, waarom het bedrijf hem ontvangt en waar het adres vandaan komt, en bevat een link om met één klik uit te schrijven. Ze kunnen een beeld van onze producten met het openbare logo van het bedrijf tonen (gemaakt door artificiële intelligentie, OpenAI of Anthropic, op basis van dat logo) en een persoonlijke link naar ‘Probeer uw logo’ bevatten, een jaar geldig, die de pagina met dat logo opent: wij noteren alleen de datum en het aantal bezoeken van die link (geen cookie, geen IP-adres). Deze gegevens worden hoogstens 24 maanden bewaard als er geen contact tot stand kwam. U kunt zich op elk moment verzetten, met één klik via de uitschrijflink in de e-mail of door ‘stop’ te antwoorden, of de verwijdering ervan vragen op het adres in punt 1: wij doen dat onmiddellijk, bevestigen het per e-mail, en de fiche, onze e-mails, de persoonlijke link en de beelden worden gewist; alleen de naam van het bedrijf blijft op onze bezwaarlijst om u nooit meer te contacteren.

4. Cookies en trackers

Een banner laat u de niet-noodzakelijke cookies even gemakkelijk aanvaarden of weigeren. Uw keuze wordt 6 maanden bewaard in de cookie yvh_consent en u kunt ze op elk moment wijzigen: Mijn cookies beheren

Wij gebruiken de toestemmingsmodus van Google ("Consent Mode v2"): zolang u niet hebt aanvaard, wordt Google Tag Manager helemaal niet geladen. U kunt cookies ook blokkeren in de instellingen van uw browser.

5. Wie ontvangt uw gegevens (verwerkers)

Uw gegevens worden verwerkt door ons team in Evere en, voor de hierboven beschreven doeleinden, door de volgende dienstverleners, die volgens onze instructies handelen (verwerkers in de zin van art. 28 AVG) of als afzonderlijke verantwoordelijken:

• Infomaniak Network SA (Genève, Zwitserland) : hosting van de site, de database en de e-mails. Zwitserland geniet een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
• OpenAI (Verenigde Staten) : maken van de realistische beelden van de logoproef (uw logo, de schets en een gehashte technische identificatie worden doorgegeven), begrijpen van zeldzame zoekopdrachten, Engelse vertaling van de teksten van de site, opkuisen van ontvangen logo's om de druk voor te bereiden (op vraag van ons atelier) en prospectiebeelden met het openbare logo van een bedrijf (punt g). Wij gebruiken de professionele API, waarvan de gegevens niet dienen om de modellen te trainen.
• Odoo S.A. (België) : onze software voor commercieel beheer: uw gegevens en uw offerteaanvraag worden er geregistreerd om uw offerte op te stellen en op te volgen.
• Intuit Inc. (Mailchimp) (Verenigde Staten) : verzending van onze nieuwsbrief naar de ingeschreven personen (e-mail, voornaam, naam, bedrijf, taal, datum van inschrijving), handmatig geïmporteerd vanuit onze site. Mailchimp meet de openingen en kliks van zijn e-mails.
• Google Ireland Ltd : Google Tag Manager, Google Analytics 4, Google Ads (met uw akkoord) en Google Maps (bij klik). Google kan deze gegevens naar de Verenigde Staten doorgeven.
• shown.io : bezoekmeting, met uw akkoord.
• Anthropic PBC (Verenigde Staten) : AI-assistent (Claude) die, volgens onze instellingen, OpenAI vervangt of nakijkt om de teksten van de site te schrijven en te vertalen, zeldzame zoekopdrachten te begrijpen, bezoekstatistieken te analyseren (zonder persoonsgegevens) bedrijven op te zoeken voor prospectie tussen bedrijven (punt g) en, op vraag van ons atelier, een ontvangen logo te analyseren of te hertekenen om de druk voor te bereiden: alleen gezochte woorden, teksten van de site, openbare bedrijfsgegevens en, in dat laatste geval, het logobestand worden doorgegeven. Wij gebruiken de professionele API, waarvan de gegevens niet dienen om de modellen te trainen.
• Onze productleveranciers en het verspreidingsnetwerk Cloudflare (cdnjs): sommige productfoto's en paginacomponenten worden vanaf hun servers geladen, die dan uw IP-adres zien, zoals bij elke afbeelding op het web. Geen enkel formuliergegeven wordt hun doorgegeven.
• Onze productiepartners : als een bestelling het vereist (rechtstreekse levering), geven wij alleen de nodige leveringsgegevens door.
• De overheden of adviseurs (boekhouder, advocaat) wanneer de wet het oplegt.

6. Doorgifte buiten de Europese Unie

De gegevens die naar OpenAI, naar Anthropic, naar Mailchimp (Intuit, nieuwsbrief met uw toestemming) en, met uw akkoord, naar Google worden gestuurd, kunnen in de Verenigde Staten worden verwerkt. Deze doorgiften steunen op het adequaatheidsbesluit "EU-US Data Privacy Framework" wanneer de dienstverlener erin gecertificeerd is en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46.2.c AVG). U kunt een kopie van deze waarborgen krijgen door ons te schrijven. U kunt deze doorgiften vermijden door het realistische beeld niet te gebruiken en de cookies te weigeren.

7. Hoelang bewaren wij uw gegevens

8. Uw rechten en hoe u ze uitoefent

U hebt gratis de volgende rechten:

• Inzage : weten welke gegevens wij over u hebben en er een kopie van krijgen (art. 15).
• Verbetering : een onjuist of onvolledig gegeven laten verbeteren (art. 16).
• Wissing : de verwijdering van uw gegevens en bestanden vragen, behalve bij een wettelijke bewaarplicht (art. 17).
• Beperking : het gebruik van uw gegevens bevriezen tijdens een controle (art. 18).
• Overdraagbaarheid : de gegevens die u ons hebt bezorgd in een machineleesbaar formaat ontvangen (art. 20).
• Bezwaar : bezwaar maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang en, op elk moment, tegen elke prospectie (art. 21).
• Intrekking van de toestemming : voor de cookies via de knop "Mijn cookies beheren"; de intrekking tast de eerdere verwerkingen niet aan (art. 7.3).

Om een recht uit te oefenen, schrijft u naar info@yourvisualhere.be of per post. Om zeker te zijn dat de vraag van u komt, kunnen wij u vragen ze te versturen vanaf het e-mailadres dat u op de site gebruikte of een bewijs te leveren. Wij antwoorden binnen een maand (verlengbaar met twee maanden voor complexe vragen, waarvan wij u dan verwittigen).

9. Beveiliging

De site wordt via HTTPS (versleuteling) geleverd. Het beheer is beveiligd met een wachtwoord en wordt geblokkeerd na meerdere mislukte pogingen. De bestanden die u verstuurt zijn niet publiek toegankelijk: alleen een ondertekende link, verzonden in de e-mail van de aanvraag, laat toe ze te openen. IP-adressen worden nooit in leesbare vorm in onze logboeken bewaard (gezouten condensaat). Het aantal aanvragen is beperkt om geautomatiseerde verzendingen te voorkomen. De back-ups van de host zijn versleuteld en worden volgens zijn eigen rotatie overschreven.

10. Minderjarigen, geautomatiseerde beslissingen, externe links

Minderjarigen. De site richt zich tot bedrijven, verenigingen en volwassenen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 13 jaar; mocht dat toch gebeuren, schrijf ons dan en wij verwijderen ze.

Geautomatiseerde beslissingen. Er wordt geen beslissing met rechtsgevolgen voor u op geautomatiseerde wijze genomen. De door AI gemaakte beelden zijn louter voorbeelden; uw offerte wordt altijd door een persoon opgemaakt.

Externe links. De sites waarnaar wij verwijzen (leveranciers, Google Maps, sociale netwerken) hebben hun eigen privacybeleid.

11. Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Als u meent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, nodigen wij u uit ons eerst te contacteren. U kunt ook op elk moment een klacht indienen bij de Belgische autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 2 274 48 00 · contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Wijzigingen van dit beleid

Wij passen dit beleid aan wanneer de site of de wet verandert (nieuw instrument, nieuwe dienstverlener). De datum bovenaan geeft de laatste versie aan; belangrijke wijzigingen worden op de site aangekondigd.

Versie van 27/10/2026.